Этап 2. Первичное наблюдение

На этапе первичного наблюдения свершившиеся события хозяйственной деятельности анализируются и подразделяются на отдельные хозяйственные операции. Свершившееся событие хозяйственной жизни признается хозяйственной операций, если:

- может быть определено содержание данного события;

- данное событие сопровождается какими-либо фактическими изменениями в объеме и составе активов, обязательств и капитала;

- изменения в объеме и составе активов, обязательств и капитала могут быть оценены в денежном выражении.

Первичное наблюдение осуществляется работниками организации: начальниками цехов, мастерами, табельщиками, кладовщиками, подотчетными лицами, работниками финансового отдела, работниками бухгалтерской службы и т.д. Первичное наблюдение производится непосредственно в подразделениях организации (цехах, участках, отделениях, отделах и пр.) в зависимости от вида совершаемых операций. Порядок первичного наблюдения устанавливается при формировании учетной политики.

Например, работники склада (кладовщики) подразделяют свою работу на отдельные операции приемки и отпуска ценностей. Представители цехов (участков) осуществляют первичное наблюдение по операциям приемки сырья и материалов, отпущенных со склада в цех, и операциям выпуска готовой продукции из производства. Работники организации, осуществляющие первичное наблюдение, отвечают и за документирование соответствующих операций.

Этап 3. Документальное оформление операций первичными документами

На стадии документального оформления операций составляются или принимаются от других организаций первичные документы (квитанции, счета, накладные и др.), отражающие все совершенные финансово-хозяйственные операции и их результаты. В зависимости от вида операции некоторые документы могут выписываться одними лицами, заполняться и приниматься к исполнению другими. Первичные документы подписываются представителями всех участвующих в операции сторон. Завершенные оформлением и подписанные ответственными лицами первичные документы поступают в бухгалтерскую службу, где проверяются по форме и по существу и регистрируются.

Первичные документы выполняют в бухгалтерском учете следующие функции:

- подтверждают фактическое осуществление хозяйственных операций. Посредством сбора первичных документов бухгалтерская служба имеет информацию обо всех совершаемых организацией хозяйственных операциях;

- используются как основание для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и в других документах;

- подтверждают правомерность учетных записей, произведенных бухгалтерской службой.