Программы по бухгалтерскому учету предоставляют бухгалтеру гибкие возможности учета:

- возможность вести как простой, так и сложный учет;

- возможность использовать многоуровневые планы счетов;

- возможность работать с несколькими планами счетов;

- возможность вести учет как в денежном, так и в натуральном измерении;

- возможность вести учет имущества и обязательств в иностранной валюте;

- возможность вести многомерный и многоуровневый аналитический учет.

- возможность настройки на изменения законодательства и форм учета.

«Узкие места» компьютерной формы учета

Выполнение всей рутинной учетной работы программными средствами имеет своим следствием невозможность в явном виде, «от документа к документу» отследить весь процесс формирования сводных и отчетных данных. Поэтому организация-пользователь компьютерной программы учета должна обеспечить приведение используемой программы и учетных регистров в соответствие с принципами учета, установленными Положением о бухгалтерском учете и отчетности, и кодами счетов согласно Плану счетов бухгалтерского учета.

Организация-пользователь должна постоянно контролировать правильность работы самой программы и защищать ее от возможных сбоев. Также необходимо обеспечить сохранность данных на машинных носителях и их защиту от несанкционированного доступа.

Журнал хозяйственных операций

Основным документом, который ведется пользователем компьютерной программы бухгалтерского учета, является журнал хозяйственных операций (журнал операций). В журнале хозяйственных операций в хронологической последовательности регистрируется полная информация о совершенных операциях. Журнал ведется на основании первичных документов, и по каждой операции фиксируется:

- дата совершения;

- вид и номер первичных документов, на основании которых отражается операция;

- содержание хозяйственной операции (настолько подробно, насколько это необходимо);

- сумма по операции и корреспонденция счетов;

- необходимая аналитическая информация;

- номер, присваиваемый данной операции.

Информация об операциях, представленная в журнале, переносится в регистры систематической записи, открываемые к отдельным счетам. Представление полной информации обо всех операциях в одном документе помогает осуществлять анализ и контроль деятельности организации. В таблице 23.14 приведена форма представления информации в журнале хозяйственных операций.