В регистрах синтетического учета ведется синтетический (обобщенный) учет операций и их результатов. К подобным регистрам относятся мемориальные ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам и пр. В регистрах аналитического учета ведется аналитический (более детальный, в натуральном и денежном измерении) учет операций и их результатов. К подобным регистрам относятся расчетные ведомости по начислению заработной платы рабочим и служащим, лицевые счета, карточки учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и пр. Некоторые регистры могут использоваться как для синтетического, так и для аналитического учета.

Внешний вид учетных регистров

В зависимости от внешнего вида учетные регистры подразделяются на:

- карточки;

- отдельные листы;

- специальные книги (журналы);

- машинограммы.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки учета основных средств) и материально-производственных запасов (карточки учета материалов). Карточки не скрепляются между собой, а хранятся в специальных ящиках — картотеках. Карточки открываются на один год и регистрируются в специальном реестре. Так создаются картотека основных средств, картотека материалов и пр.

Отдельные листы — учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и заводятся, как правило, на один месяц или квартал. К ним относятся журналы-ордера, ведомости. Это самый распространенный вид учетных регистров. Преимуществом отдельных листов и карточек является возможность их заполнения с использованием технических средств.

Книги представляют собой пронумерованные сброшюрованные листы. Преимуществом книг является невозможность замены отдельных листов с целью злоупотреблений и хищений. Например, для сверки данных бухгалтерского и оперативно-складского учета и для контроля сохранности ценностей на складах ведется книга учета материалов. В организации ведется Главная книга, кассовая книга, также могут применяться книга (журнал) учета хозяйственных операций, книга учета доходов и расходов, инвентарная книга учета основных средств. Недостаток книг в том, что их можно заполнять только от руки.

Машинограммы — отдельные листы, заполненные с применением вычислительной техники и содержащие показатели учетных регистров. При использовании в учете средств вычислительной техники регистры бухгалтерского учета могут вестись также на машинных носителях информации (дисках, дискетах). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.