по дебету счета начисляется дебиторская задолженность за подотчетными лицами по выданным им подотчетным суммам, суммы дебетовых записей соответствует выданным суммам.

Если утвержденные расходы подотчетного лица превысили выданные ему авансовые подотчетные суммы, то записями по дебету счета 71 погашается возникшая кредиторская задолженность организации перед данным лицом. В этом случае дебетовые записи производятся на суммы, выданные подотчетным лицам в счет компенсации произведенных расходов.

Записями по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» погашается дебиторская задолженность за подотчетным лицом. Кредитовые записи производятся по факту утверждения отчета подотчетного лица об израсходованных суммах, и в этом случае суммы записей соответствуют суммам в полученных оправдательных документах. Также кредитовые записи производятся на дату возврата подотчетным лицом остатка неизрасходованных сумм в кассу организации.

Сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» развернутое, оно может иметь и кредитовую, и дебетовую части. Дебетовая и кредитовая части сальдо отражают состояние расчетов с разными подотчетными лицами.

Таблица 20.19 Порядок применения счета 71

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный)